evaluaties en competentiebeheer bij Brepols 2018-01-24T23:38:32+00:00

Brepols gaat digitaal

Brepols schakelde in februari 2012 om naar ePower. Sindsdien verlopen evaluaties en competentiebeheer grotendeels elektronisch. Leen Vermeulen, HR manager bij Brepols: “Vroeger was competentiebeheer een vervelende taak voor onze leidinggevenden. Nu zijn evaluatiegesprekken nuttige momenten geworden, waarbij de administratieve last tot een minimum herleid is.”

HR digitaal

“Iedereen kent Brepols van papier: agenda’s, boeken en schriften”, vertelt Leen. “En in zekere zin was ook onze interne organisatie één grote papierwinkel. Zeker bij HR: alle evaluatiegesprekken verliepen tot voor kort nog op een heel ouderwetse manier, met veel administratief werk voor de leidinggevenden. Het is logisch dat bij hen de motivatie voor die gesprekken niet echt groot was. Ze recycleerden vaak gewoon rapporten van de jaren ervoor, met minimale wijzigingen. Evaluatiegesprekken hebben in zo’n context natuurlijk nauwelijks toegevoegde waarde.”

Leen zocht ePower op nadat ze kennis gemaakt had met HCM2, een vernieuwende onderneming met frisse inzichten over competentiebeheer. “Het competentiewoordenboek van HCM2 was cruciaal in onze nieuwe benadering van interne evaluatie en groei. De implementatie van die nieuwe methode was een uitgelezen kans om ook de oude papierwinkel om te toveren tot een modern, IT-gedreven proces. Bovendien was het woordenboek van HCM2 een standaard onderdeel bij ePower. We konden dus meteen opstarten.”

tweerichtingsverkeer

De tool van ePower laat leidinggevende en medewerkers samenwerken aan de evaluatie. Medewerkers vullen hun eigen doelstellingen aan en kunnen die de hele tijd raadplegen. Terwijl managers voortdurend het overzicht bewaren over de vooruitgang van alle teamleden. Zo worden permanente opvolging en groei mogelijk gemaakt – zonder dat het veel tijd kost.
Leen Vermeulen Brepols
Leen: “Het evaluatiegesprek verdwijnt uiteraard niet. Het is net heel belangrijk om op geregelde tijdstippen even samen te zitten om grote en kleine vragen te bespreken. Maar nu verlopen die gesprekken gestructureerd én komen beide partijen goed voorbereid aan de start. Evaluatiegesprekken zijn dus veel nuttiger. En leidinggevenden voelen ook veel directer de impact van die gesprekken op hun organisatie.”

“Na het gesprek maakt de medewerker een verslag in ePower en stuurt hij het ter goedkeuring door aan de manager. Ook dat tweerichtingsverkeer zorgt voor veel tijdbesparing.”

veelzijdige hr-software

Brepols switchte niet van de ene dag op de andere naar ePower. De overgang kwam na een intensieve strategische denkoefening waarbij de globale doelstellingen van het bedrijf herbekeken werden.

Leen: “Bij de vertaling van die goals naar de verschillende afdelingen, en uiteindelijk naar personen en functieprofielen, werd duidelijk dat de ouderwetse werkwijze echt achterhaald was. Maar dan begon voor ons de zoektocht naar een IT-partner die ons begreep. We wilden echt software die precies bij onze nieuwe manier van werken paste.”

“De ePower-tools bleken net zo flexibel als we wilden. Ik kon de reeds opgestelde functieprofielen één op één behouden. Ik laad ze ook in minder dan twintig minuten op in het systeem dankzij de gebruiksvriendelijke software. En ik weet zeker dat alles wat ik wil meegegeven in dat document, ook écht op de juiste plaats terechtkomt. Ik win er dus veel tijd mee. Bovendien blijven we als organisatie altijd rekening houden met onze strategische lijn.”

snelle implementatie

Leen: “We waren best nerveus bij de opstart van het hele ePower-project. Brepols heeft geen intranet, dus digitale HR was helemaal nieuw voor ons. Maar de support van de technische specialisten van ePower was indrukwekkend. Elk telefoontje en elke e-mail werden meteen beantwoord zodat we snel verder konden. En na een opleiding van anderhalf uur kenden alle HR-collega’s de mogelijkheden van de tool perfect.”